今回はミーティングなどで役立つスキルの紹介です。
みなさんは自分の考えをうまく言葉にできますか?
意見を求められた時に自分の考えを上手く言葉にできず、だらだらと話してしまった経験はありませんか?
そんな経験のある方必見!自分の考えをうまく伝える方法をご紹介します。
私が参加しているMZDAOでも、2023年2月2日にミーティングが開催されます。
MZから参加者は『異論反論について要点を絞って簡潔にまとめる』という指示がありました。
普段からミーティングになれていて、自分の意見をうまくプレゼンテーションできる方もいるでしょう。
でもそのような方は一部だと思います。
みんなが参加できるミーティングにするため、この記事を読んで意見を言える人が少しでも増えればと思います。
1.議論の目的
まずは『議論の目的』が何かを知っておかなければなりません。
『何のためにミーティングを開くか?』ってことですね。
これが把握出来ていないと相手を論破する事が目的になったり、感情的になってしまったりと有意義な議論が出来なくなります。
目的=顧客の信頼を取り戻すため
正:事故対応について、再発防止策提案
誤:責任部署の擦り付け合い、安全管理への会社批判、保身のための言い訳
目的=会社をさらに成長させる適切な目標をたてるため
正:前期の実績と反省、競合他社比較、会社のビジョン共有
誤:反対意見の排除・論破、自身の意見(希望)の押し付け合い、上司に忖度する
このような感じになります。
では今回MZDAOで開かれるミーティングではどうでしょう?
トークテーマは『MZへの異論反論』。
これだけ見るとMZへの不満をぶつける会に思えますが、目的は違いますよね。
おそらくMZDAOメンバー共通の目的は『MZDAOの事業を成功させる事(メンバー100万人・営業利益100億)』だと思います。
その手段として今回方向転換した事業があるのです。
参加する際はこの目的を忘れないようにしましょう。
でないと『MZに謝らせる』や『MZを論破する』などMZDAOにとっては無意味な事を目的と勘違いしたミーティングになってしまいます。
そうならないように異論反論だけでなく『自分はどうすればいいと思うか』という意見・提案をもって参加しましょう。
2.自分の意見をうまく伝えるために
次は自分の思っている事を相手に伝えるポイントを紹介します。
よく言われる簡潔に、要点をまとめるやり方です。
自分の意見を伝える際はこの順番で話して下さい。
①主張
自分の考えや提案の結論です。
一言で言い切ることが出来る内容にしてください。
「私は○○を××した方がいいと考えています」的な感じです。
みなさんも話が無駄に長い人と喋っていると「結局何が言いたいんやろ?」と思うことないですか?
はじめに主張が言えてなかったり、主張の部分が長くなると聞いている人に『こいつは何を言いたいんだ?』と思われてしまいます。
はじめに自分の考えを短く伝えましょう。
お話やプレゼンテーションが苦手な方は「結論から言うと~」や「まず私の主張を述べると~」というような言葉から会話をはじめてしまってもいいでしょう。
ここでの注意は長くなりすぎない事!
ここが上手くできると『簡潔に』はほとんど達成できたといっても過言ではございません。
②根拠
主張を短く伝えることが出来たら、次は主張の根拠となる部分を話す必要があります。
「根拠ってなんだ?むずい言葉使うなよ!」という人もいるでしょう。
根拠は【あなたがその主張に至った理由】です。
「私は○○した方がいいと考えています!」→「なんでそう思うんですか?」
このように尋ねられたと思って考えてみましょう。
ここでの注意点は客観的な事実を用いる事です。
話に説得力のない人は主観的な話をしてしまいます。
数値を用いたデータなどが良いとされています。
「昨年から売り上げが20%落ちている」や「アンケートの結果、○○という意見が50%を超えている」といったものです。
あくまでも事実をもとに話しましょう。
ここでは「私は○○だと思う」や「今の空気感が良くない!」というようなふわっとした意見は禁止です。
③根拠と主張をつなぐ
ここでは②で出した根拠と自分の主張のつながりを論理的に伝える必要があります。
根拠も主張もしっかり伝えることが出来たとしても、そのつながりがなければ意味がありません。
『自分の主張』と『その主張に至った根拠』のつながりを論理的に説明するんです。
自分の主張:営業担当の給料底上げ
根拠:前年から営業での売り上げが落ちている
営業の給料が低いからやる気が出ないので、売り上げが落ちているんじゃないか。
自分の主張:営業の人員増加
根拠:自社は売上20%減、競合他社は営業人員を増やし市場シェアを15%アップ
営業に割ける人員の差がそのまま市場シェアの差になってしまっている。
どちらが納得のいく提案でしょうか?
もちろん他にもいろんな要因があるでしょう。
①だと「給料とやる気って確かに関係性あるけど、売り上げが落ちている事に関係ある??」と思いませんか?
ここで『それって関係ある??』と思われたらおしまいです。
どちらかというと他社市場シェアまで調査して売り上げとの関連性を紐づけている②の方が正しいような気もします。
このように根拠を具体的に示して、主張とどのようにリンクしているかを説明する事が大切です。
④最後にもう一度主張
最後に改めて自分の主張を伝えましょう。
「以上のことから私は○○を××すべきだと考えました!」的な感じで熱意をもって伝える事が大切です。
3.反論に対する準備をする
自分の意見を伝えるだけならここまで出来たら十分かもしれません。
しかし議論となると反対意見を持つ相手に反論されます。
そこで自分の意見に対する反論を予測して、反論に対する返答を準備しておきましょう。
その場で考えて答えようとすると、どうしても時間がかかります。
その分議論が止まってしまい無駄な時間が発生します。
予測していない反論がきた場合ですぐに答えることが出来ないと判断すれば、一度持ち帰りましょう。
4.時間を意識する
最後は議論の中で自分が話す時間を意識するというものです。
ミーティングの時間は無限にあるわけではございません。
決められた時間の中でできる限り有意義な話し合いをしないといけません。
そのため『要点をまとめて』『簡潔に』自分の意見を伝える必要があるんです。
社会人の会議なら大体時間が設定されているのでやりやすいでしょう。
ただ時間いっぱい自分の話をしていいわけではなく、反論や質疑応答も含めて時間内に収まるように意識しましょう。
今回のMZDAOミーティングでは#65の記事で『何人がどれだけの時間使う』かが書かれています。
計算すると1人1分程度で意見を伝える必要があります。
1分で意見を伝えるのはかなりむずいです。
文字にすると500~600文字程度です。
準備が必須になりますので、参加される方はしっかり準備しましょう。
まとめ
いかがでしたでしょうか。
今回は上手な議論の仕方について解説しました。
慣れていない人はむずいですよね?
でも上手く自分の考えを伝えることは、場数を踏めば慣れて簡単になるものです。
なので機会があればどんどん発言しましょう!
最初は「ミスっても勉強!」と思えば大丈夫です。
MZDAOのミーティングも皆さん参加してみましょう。
MZから『簡潔に』『要点をまとめて』と言われていますよね。
『言いたいことはあるけど、ちゃんと自分の意見を伝えることが出来るか不安』という人は是非今回の記事を参考にしてみて下さい。
『簡潔に』『要点をまとめて』自分の考えを伝える事が出来るようになります。
今度のミーティングでは顔出しなしという事なので、私も是非発言したいと思います!
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