社会人の方でしたら会議に出た経験はあるでしょう。
この会議何のためにやってるのかな?と思ったことはありませんか?
今回は生産性のない無駄な会議5選をご紹介します。
あなたの部署でこのような会議が行われている場合は思い切って「会議のヤキナス」をしてみましょう。
・会議をやることが目的
・人数が多すぎる
・終了時間を決めない
・会議で決めたことをやらない
・その場で決定しない
・会議をやることが目的
これが皆さん一番経験あるのではないでしょうか?
毎月第3火曜日に営業会議を行います!的なやつです。
毎回前月の実績の話と今月の目標、あとは同じ話ばかり。
このような会議は無駄です。
この会議は「○○をするための施策について話合う」と言ったように目的を明確にしましょう。
「毎月会議をやらないといけない」などといった固定概念は時間と交通費の無駄です。
・人数が多すぎる
皆さんも会議の場で「こいつ誰やねん!」てなったことはありませんか?
全然関係ない部署の人がとりあえず会議に出ているなんてこともあるかもしれません。
「課長以上は他の部署の会議にも出席」なんてルールは無駄でしかありません。
会議の話し合いに貢献もせず聞いているだけなら、後で議事録に目を通すだけで十分です。
会議は関係者のみで、全員が有益な意見を出せる場であるからこそ意味があるのです。
・終了時間を決めない
時間を決めずだらだら行うことも無駄な会議の特徴です。
アジェンダにはある程度の時間が書いてあるが、時間が守られていないor最後のコマの終わる時間が書いていない。
こんな会議を行ってる会社は危険です。
時間を決めないと一つの議題に時間がかかりすぎたり、それほど重要でないことに時間を割いてしまいます。
時間が延びるとその後の業務にも影響し、他の業務の効率まで落としてしまいます。
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短時間で質の高い会議を行うための書籍もあるので参考にしてみてください。
・会議で決めたことをやらない
これは会議後の話ですが会議で決めたことを実行しなかったり、すぐにくつがえしてしまうと会議の意味がありません。
一度決めたことは徹底してやりましょう。
特に責任者がいない、絡んでいない会議で起こりやすいです。
会議で決めたことは誰が責任をもって全体に落とし込み実行するのか、責任者を決めましょう。
・その場で決定しない
意見がまとまらず問題を先送りにする会議も意味のない会議の一つです。
会議の事前準備で各自意見や提案をまとめて参加しないと、グダグダになって何も決まらないまま終わります。
会議には事前準備をしっかりして臨みましょう。
また解決策のない問題に対する会議も無駄な会議です。
人員がいないのに新しいプロジェクトを立ち上げる会議や、資金の目途が立ってないにもかかわらず新事業の会議をしても無意味です。
大前提として会議で決めたことを実行できる資源が必要です。
まとめ
いかがでしたでしょうか。
思い返してみればこんな会議経験ありませんか?
有益な会議をするためには
1.目的を明確に
2.適切な参加者で
3.時間を決める
4.事前準備をしっかりと
5.会議で決めたことは責任をもって実行する
こういったことが大切です。
会議を開催する立場になったら、これらのことを意識しましょう。
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